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Überblick


Abteilungsübergreifendes Denken und Zusammenarbeit quer über Matrixorganisationen sind immer häufiger gestellte Anforderungen an ein modernes Unternehmen. Und ein Unternehmen ist dann auf dem Markt erfolgreich, wenn die Aufgaben und Kompetenzen aller Abteilungen aufeinander abgestimmt sind und dadurch den gewünschten Nutzen bringen.
Dieser Bedarf an Koordination stellt innovative Unternehmen vor immer größere Herausforderungen, da sich Situationen rascher denn je zuvor ändern und in der Folge neue oder geänderte Geschäftsprozesse schnell eingeführt und umgesetzt werden müssen.
Business Process Management ist das Schlagwort für die Identifikation und Konzeption von Prozessen. Der Geschäftsprozess ist dabei definiert als spezielle Reihenfolge von Aktivitäten, an deren Ende eine Leistung/ein Produkt für bestimmte Kunden oder Märkte entstanden ist. Er hat einen Beginn und ein Ende, weist klar definierte In- und Outputwerte auf und durchläuft - je nach betrieblicher Arbeitsteilung- mehrere Bereiche. Durch die zunehmende Globalisierung werden heute Prozesse über die Unternehmensgrenzen hinweg definiert. Das perfekte Zusammenspiel entlang der gesamten Wertschöpfungskette ist der wesentliche Wettbewerbsfaktor.


Was ist iFine?

iFine steht für Information Flow In Networked Environments.
iFine basiert auf Microsoft.Net und unterstützt sie bei der Umsetzung der Geschäftsprozesse in ihrem Unternehmen. Mit iFine transferieren sie vorhandene papiergestützte Prozesse zu einem vollautomatischen digitalen Informationsfluss, der nicht nur lokale Ressourcen, sondern auch Partner und Anwendungen weit über die Unternehmensgrenzen hinaus verbindet.


iFine hilft Ihnen Geschäftsprozesse zu

  • identifizieren
  • modellieren
  • steuern
  • und überwachen.

Wie funktioniert iFine?

Ein Geschäftsprozess wird in iFine zunächst mit Hilfe des iFine Prozessdesigners modelliert. Hier werden die einzelnen Arbeitsschritte definiert und den entsprechenden Organisationseinheiten Ihres Unternehmens zugewiesen. Die daraus resultierende Prozessdefinition wird im iFine Server gespeichert und steht somit zur sofortigen Anwendung bereit. Durch die im Prozess definierten Ereignisse wird dieser gestartet und entsprechend seiner Definition durch die Organisation geroutet. iFine kümmert sich selbständig um die Verteilung der Aufgaben und deren termingerechte Durchführung. Bei Überschreitung der geplanten Durchlaufzeit werden spezielle Eskalationsaktivitäten durchgeführt.

Die BenutzerInnen werden via Email bzw. in der iFine ToDo-Liste über die anstehenden Aufgaben informiert. Ein Klick auf einen Link genügt und es werden alle benötigten Informationen zur Bearbeitung der Aufgabe angezeigt.

-- Kein lästiges Suchen nach Zusatzdokumenten kein Einsteigen in unzählige andere EDV-Programme nötig -–

iFine integriert ihre bestehende IT-Landschaft zu einer integrativen Lösung, bei der die Prozesse aus Sicht der BenutzerInnen im Vordergrund stehen.



iFine Details

Geschäftsprozesse werden in iFine auf Basis XPDL - einer Prozessmodellierungssprache - definiert. XPDL basiert auf XML und definiert:

  • Prozesse
  • Aktivitäten
  • Transitions
  • Teilnehmer.

Jeder Prozess besteht aus mehreren Aktivitäten, die von bestimmten TeilnehmerInnen bzw. Teilnehmergruppen durchgeführt werden. Die Abfolge der Aktivitäten wird von den sogenannten Transitions gesteuert. Die Transitions verbinden jeweils mehrere Aktivitäten und prüfen zusätzlich Bedingungen, die festlegen, ob eine bestimmte Transition genommen werden darf oder nicht.

Die in den einzelnen Schritten gesammelten Daten werden in den sogenannten Workflowrouting-Daten gebündelt. Auch hierbei handelt es sich um eine XML-Struktur, die von einer Aktivität zur nächsten weitergereicht wird.



iFine Tools

iFine ToDo-Liste

Die iFine ToDo-Liste stellt alle noch zu erledigenden Aktivitäten je BenutzerIn übersichtlich dar. Unter Verwendung von umfangreichen Such- und Filterfunktionen können sie auf Knopfdruck die gewünschten Arbeitsschritte durchführen und damit die gestellte Aufgabe erledigen. Sollten sie nicht für diese Aufgabe verantwortlich sein, so können sie die Aufgabe an eine andere Abteilung bzw. KollegIn weiterleiten.

Ihre ToDo-Liste kann von ihnen so angepasst werden, dass für die jeweilige Aufgabe die relevanten Daten in der von ihnen gewünschten Reihenfolge angezeigt werden.



Abbildung iFine ToDo-Liste:
screenshot iFine todo-liste
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Die Dateneingabe wird durch maßgeschneiderte, für den jeweiligen Arbeitsschritt optimierte Masken unterstützt. Benötigte Stammdaten werden dynamisch mit der eigens entwickelten Lookup-Komponente nachgeschlagen.



Abbildung iFine Lookup:
screenshot iFine lookup

Aufgrund des konsequenten Einsatzes von Xml und Internettechnologie, können zusätzlich bei jedem Arbeitsschritt Informationen aus diversen Quellen angezeigt werden:

  • Daten aus anderen Appliaktionen
  • Dokumente aus diversen Archivsystemen
  • Websites


iFine Track & Trace

Im iFine Track & Trace können sie den aktuellen Stand aller Aktivitäten beobachten. Neben den Durchlaufzeiten sehen sie hier, wer gerade welche Aufgabe bearbeitet oder ob es im System zu Unregelmäßigkeiten kommt.

Durch die konsequente Verfolgung aller Prozesse können sie sicher sein, dass keine Aufgabe vergessen wird und dass Zeitüberschreitungen einzelner Aktivitäten entsprechend der Prozessdefinition an der verantwortlichen Stelle eskaliert werden.

Auch hier kann auf vorgefertigte Ansichten und Filter zurückgegriffen werden. Zusätzlich besteht natürlich auch die Möglichkeit, individuelle Ansichten zu erstellen.



Abbildung Track & Trace:
screenshot iFine todo-liste
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iFine Stammdaten

Ordentliches Prozessmanagement beinhaltet natürlich auch die Abbildung der Aufbauorganisation ihres Unternehmens. Sie können die beteiligten Organisationen, deren Abteilungen und MitarbeiterInnen in diversen Stammdatenmasken verwalten. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, die Daten mit dem Active Directory von Windows zu synchronisieren. iFine basiert auf einem Rollenkonzept, d.h. sie definieren, welche Rollen ein(e) MitarbeiterIn hat. Auf diese Rollen kann bei der Prozessdefinition zugegriffen werden, sodass sie Aufgaben nicht nur einzelnen Personen sondern auch Rollen bzw. Abteilungen zuweisen können.



Abbildung Organisationseinheitenverwaltung:
screenshot iFine todo-liste
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Was unterscheidet iFine von herkömmlichen Workflow-Systemen?

  • iFine basiert auf innovativer Internettechnologie. Die Arbeit kann über einen Internet Browser von jedem PC erfolgen, dennoch steht Ihnen ein komfortables Userinterface zur Verfügung.
  • iFine basiert auf Standards und ist keine proprietäre Lösung. Der verwendete Standard wurde von der Workflow Management Coalition (WFMC) herausgegeben und definiert auf Basis von XML Prozesse, Aktivitäten und deren Zusammenspiel.
  • iFine integriert globale wie lokale Applikationen bzw. Datenbestände. Während herkömmliche Workflow-Systeme sich auf den Zugriff auf lokale Systeme beschränken, kann iFine mit Hilfe von Webservices auch auf Daten, die nur über Internet erreichbar sind, zugreifen. So kann beispielsweise die Verfügbarkeit von bestimmten Artikeln über Webservices des Lieferanten in den Bestellprozess integriert werden.

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